Ορθή Διαχείριση του αποθέματος των προιόντων του eshop σας

Κατασκευή ηλεκτρονικού καταστήματος. Μέρος 3o

” Το παρόν άρθρο αποτελεί μέρος μιας σειράς άρθρων για συμβουλές για όσους σκέφτονται να προχωρήσουν στην κατασκευή ενός ηλεκτρονικού καταστήματος και μπορείτε να βρείτε το πρώτο του μέρος κάνοντας κλικ εδώ. ”

Ζητήστε από τους περισσότερους επιχειρηματίες που ήδη έχουν κατασκευάσει και λειτουργούν ένα eshop  ποιος είναι ο μεγαλύτερος πονοκέφαλος τους και είναι βέβαιο πως θα απαντήσουν:

Διαχείριση αποθεμάτων. Ένα κρίσιμο σημείο.

Και για καλό λόγο.  Κάντε τα θάλασσα και θα χάσετε κέρδη. Πολλές φορές οι ενέργειες marketing σε μια ιστοσελίδα ενισχύονται  ενώ παραβλέπεται η διαχείριση αποθεμάτων . Είναι ένα συνηθισμένο λάθος που ενεργοποιεί μια αρνητική ακολουθία συμβάντων που μπορεί να βουλιάξει την επιχείρησή σας:

Το ισχυρότερο μάρκετινγκ  μέσω της προώθησης μιας ιστοσελίδας , της διαφήμισης της στο internet και με πολλούς άλλους τρόπους οδηγεί σε αύξηση των πωλήσεων και των πελατών. Αυτός είναι ο στόχος εξάλλου του marketing.  Αλλά τι γίνεται αν δεν προσαρμόζεστε στην αύξηση της ζήτησης και δεν έχετε γνώση του αριθμού των προϊόντων στην αποθήκη;

Αναμένετε οδυνηρά μεγάλους χρόνους αποστολής, μια χαοτική διαδικασία εκπλήρωσης, δυσαρεστημένους πελάτες και  ως φυσικό συνεπακόλουθο αρνητικές κριτικές προερχόμενες από την κακή γεύση που μένει στους πελάτες. Εάν εστιάζετε τις ενέργειες σας  δυσανάλογα στο μάρκετινγκ χωρίς να παρακολουθείτε το απόθεμα, διαιωνίζετε έναν αυτοκαταστροφικό κύκλο που πληγώνει την υπηρεσία εξυπηρέτησης πελατών σας και επηρεάζει και τον κύκλο των πωλήσεων.

Δηλαδή τον κύκλο αυτό που στον οποίο αφιερώσατε χρόνο και χρήμα προκειμένουν να βελτιώσετε. Επομένως, είτε αποθηκεύετε αποθέματα σε μια αποθήκη, στο υπόγειο ή σε ένα φυσικό κατάστημα, υπάρχουν σημαντικές μεταβλητές που πρέπει να γνωρίζετε. Πρέπει να:

1. Διατηρείτε μια Βέλτιστη Ποσότητα Αποθέματος

Θα πρέπει να έχετε ένα ελάχιστο απόθεμα, ανά πάσα στιγμή. Όταν πέφτει κάτω από το προκαθορισμένο επίπεδο, ήρθε η ώρα να παραγγείλετε περισσότερα.Δύο κρίσιμα ερωτήματα που πρέπει να λάβουμε υπόψη για τη βέλτιστη ποσότητα είναι:

• Ποια είναι η τρέχουσα ζήτηση για ένα προϊόν/πόσο γρήγορα πουλά;
• Πόσο καιρό θα χρειαστεί να αναπληρώσετε το απόθεμα;

Αυτό συστηματοποιεί τον έλεγχο της αποθήκης, αποτρέποντας τόσο την υπερχείλιση, όσο και τον πανικό της τελευταίας στιγμής για επιπλέον απόθεμα. Στην πολυετή μας πορεία έχουμε δει δυστυχώς πολλές φορές πελάτες μας να έχουν μείνει με τεράστια αδιάθετα stock προιόντων ή να μην μπορούν να καλύψουν την ζήτηση που είχαμε δημιουργήσει μέσω διαφημιστικών ενεργειών στο διαδίκτυο (βλ social media και διάφορα συνεργαζόμενα sites) είτε μέσω επισκεψιμότητας που είχαμε επιτύχει με το εμφανίζεται το eshop στην πρώτη σελίδα των αποτελεσμάτων αναζήτησης της Google.

Φυσικά υπολογίστε και τις έκτακτες περιπτώσεις. π.χ. Πελάτης μας πραγματοποίησε σε δημοφιλή  τηλεοπτική εκπομπή παρουσίαση των προιόντων του εκτινάσσοντας όντως τις πωλήσεις και καλύπτοντας το υπέρογκο κόστος αυτής. Δεν είχε όμως προβλέψει σωστά το απόθεμα του. Όπως επίσης χαμήλωσε την τιμή του (άρα και τα περιθώρια κέρδους τους) σε κάποιο προιόν για να εκτιναχθεί στην πρώτη θέση της αναζήτησης του προιόντος στο Σκρουτζ κίνηση που παρομοίως απογείωσε τις πωλήσεις του αλλά όχι και το απόθεμα του…

2. Προβλέψτε τη ζήτηση σας με δεδομένα

Η πρόβλεψη της ζήτησης σας εξοπλίζει με τις γνώσεις για την αντιμετώπιση των εποχιακών αιχμών/υφέσεων, δείχνοντας παλαιότερα μοτίβα πωλήσεων.

Αναμένετε εκτόξευση τις πωλήσεις τον επόμενο μήνα; Παραγγείλετε περισσότερα εκ των προτέρων. Μήπως μια μεγάλη πτώση της ζήτησης είναι επικείμενη; Καταναλώστε το υπάρχον απόθεμα ενώ μετράτε τη ζήτηση. Όμως εάν δεν έχετε παλαιότερα δεδομένα πωλήσεων για να συμβουλευτείτε;

Μπορείτε ακόμα να προβλέψετε τη ζήτηση, αν και με συμβιβασμούς στην ακρίβεια. Χωρίς προηγούμενα δεδομένα πωλήσεων, η έρευνα και ο έλεγχος των τάσεων είναι οι καλύτερες επιλογές σας.

Μερικές επιλογές για τον έλεγχο των τάσεων και την έρευνα είναι οι εξής: Απλά πληκτρολογήστε τα προϊόντα στις τάσεις της Google

• Παρακολουθείτε τις τάσεις με το Trendwatching
• Εργαλεία κοινωνικής ανάλυσης για να μετρήσετε τον όγκο των αναζητήσεων για το προϊόν σας

Ακόμα και στην κατασκευή μιας ιστοσελίδας κάνουμε ένα έλεγχο για να δούμε τωρινές και μελλοντικές τάσεις. Να συνυπολογίσουμε παράγοντες όπως τον βαθμό δυσκολίας και κόστους σε ζητήματα όπως την προώθηση μιας ιστοσελίδας σε κάποιες λέξεις – φράσεις κλειδιά, το κόστος διαφήμισης της μέσω του Google Ads και άλλων μέσων όπως το Facebook , Instagram , YouTube κ.α. . Αν λοιπόν πρέπει να το κάνουμε για μια ιστοσελίδα που δεν πουλάει ,άμεσα τουλάχιστον, δεν πρέπει για την κατασκευή ενός eshop να έχουμε κάνει ένα business plan που να στηρίζεται στα προιόντα που θα διαθέσουμε μέσω αυτού καθώς και στον ανταγωνισμό μας; Η λεξη κλειδί εδώ είναι η έρευνα αγοράς και η ολιστική αντιμετώπιση που πρέπει κάποιος να διατηρεί είτε σκοπεύει να προχωρήσει στην δημιουργία μιας ιστοσελίδας είτε στην δημιουργία ενός ηλεκτρονικού καταστήματος.

3. Καθορίστε τα Ελάχιστα Επίπεδα Αποθέματός σας 

Χρειάζεστε αρκετό απόθεμα για να ικανοποιήσετε τη ζήτηση, αλλά όχι τόσο πολύ σε σημείο που δεσμεύεστε και κινδυνεύετε να χάσετε όλο το κεφάλαιό σας. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ο προσδιορισμός  του ελάχιστου επιπέδου αποθέματος σας , που φυσικά είναι διαφορετικός ανα προιόν και κατηγορία προιόντων , είναι κρίσιμος για τη σωστή διαχείριση αποθεμάτων και την κατάρτιση του προϋπολογισμού.
Για να καθορίσετε τα ελάχιστα επίπεδα αποθέματος σας  απλώς επανεξετάστε την προβλεπόμενη ζήτηση σας και κανονίστε απόθεμα για τουλάχιστον 5 ημέρες να βρίσκεται σε κατάσταση αναμονής ανά πάσα στιγμή.

Ειδική συμβουλή: 5 ημέρες είναι μια γενική πρακτική για τις μεγάλες επιχειρήσεις, αλλά δεν είναι απαραιτήτως ο αριθμός που καλύπτει όλες τις ανάγκες. Για να το βρείτε δεν θα υπολογίσετε μόνο την ζήτηση για το  προϊόν σας  αλλά και τον χρόνο που θα χρειαστείτε για να το αναπληρώσετε σε περίπτωση που χρειαστεί.

4. Συμπλήρωμα με Dropshipping. Μια δικλείδα ασφαλείας.

Το ότι δεν έχετε επιχείρηση dropshipping, δεν σημαίνει ότι δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε dropshippers για να συμπληρώσετε το απόθεμά σας.  Ωστόσο, μην υποθέσετε απλά ότι ο προμηθευτής σας θα κάνει dropship. Βεβαιωθείτε ότι είναι κάτι που προσφέρουν πριν τον ενσωματώσετε στη διαχείριση των αποθεμάτων σας. Με αυτόν τον τρόπο, έχετε ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης εάν το απόθεμά σας μειωθεί απροσδόκητα. Επιπλέον, το dropshipping μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να δοκιμαστούν νέες ιδέες προϊόντων χωρίς να προκληθεί ένας εφιάλτης στην αποθήκη.

Προειδοποίηση: Όταν λειτουργεί, το dropshipping μπορεί να είναι φοβερή δικλείδα ασφαλείας. Αλλά η μειωμένη ευθύνη στη διαχείριση αποθεμάτων έρχεται με βαρύ τίμημα. Περισσότερος κίνδυνος, λιγότερος έλεγχος. Η τήρηση των κατάλληλων αρχών διαχείρισης αποθεμάτων θα σας αποτρέψει από το να βασίζεστε στο επείγον dropshipping. Αλλά εάν η καταστροφή όντως χτυπήσει την πόρτα, βεβαιωθείτε ότι οι πωλητές έχουν όντως προϊόντα σε απόθεμα, έτοιμα για αποστολή.

5. Σύνδεση του eshop με κάποιο ERP

Πουλάτε μόνο σε ένα κατάστημα eCommerce; Τότε η συγκέντρωση της διαχείρισης αποθεμάτων ενδέχεται να μην είναι απαραίτητη. Αλλά εάν πουλάτε σε πολλαπλές αγορές, πολλαπλές ιστοσελίδες, ή εκτός σύνδεσης, η συγκέντρωση του αποθέματός σας σε ένα αποκλειστικό σύστημα είναι απαραίτητη (αν εκτιμάτε το χρόνο και την ηρεμία σας φυσικά).

Με τα συστήματα διαχείρισης αποθεμάτων, όταν κάποιος πατά “επιβεβαίωση αγοράς” στο καλάθι αγορών τους, όλοι ειδοποιούνται. Ποιοι είναι αυτοί ακριβώς; Εσείς, η αποθήκη σας και βεβαίως ο προμηθευτής σας. Όταν το απόθεμα ενός στοιχείου πέφτει πολύ χαμηλά, ο προμηθευτής ειδοποιείται να αρχίσει να συσκευάζει περισσότερες μονάδες και να τις στείλει. Οι ενημερώσεις για τα επίπεδα αποθεμάτων σε όλα τα κανάλια σας στέλνονται σε πραγματικό χρόνο, αυτή η διαδικασία πραγματοποιείται μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα.

Τρεις λοιπόν είναι οι κύριοι λόγοι που μπορούν να σας οδηγήσουν σε μια τέτοια απόφαση.

1)  Η αυτοματοποίηση της διαδικασίας ενημέρωσης αποθήκης (stock). Η απώλεια εργατοωρών για την ενημέρωση του αποθέματος ενός eshop σε συνδυασμό με αυτό της αποθήκης ενός φυσικού καταστήματος (όταν οι πωλήσεις γίνονται όχι μόνο από το κανάλι του ηλεκτρονικού καταστήματος)  είναι σημαντική. Παράλληλα ελλοχεύει ο κίνδυνος για λάθη και ασυγχρονίες όταν η ενημέρωση των αποθεμάτων eshop και αποθήκης γίνονται από διαφορετικό υπάλληλο.
Η σύνδεση του eshop σας με το ERP και την αποθήκη σας και η αυτοματοποίηση τουλάχιστον ενημέρωσης των αποθεμάτων σας γλιτώνει πολλές εργατοώρες και σας προφυλλάσει από δυσάρεστες καταστάσεις και προβλήματα. Η διασύνδεση μπορεί να γίνει σε κάποια επίπεδα ή σε περισσότερα όπως μπορείτε να δείτε ακολούθως.

2) Η αυτοματοποίηση της ενημέρωσης προϊόντων στο e-shop. Πολλές φορές νέες παρτίδες προιόντων εισάγονται στην αποθήκη. Αν αυτή έχει διασυνδεθεί με την αποθήκη κάθε φορά που θα προσθέτετε νέα προιόντα στην αποθήκη σας αυτά θα αναρτούνται στο ηλεκτρονικό σας κατάστημα αυτόματα. Έτσι αποφεύγετε την ανάγκη διπλής καταχώρησης και κυρίως αρχίζετε να πουλάτε αυτά τα προιόντα και από το eshop σας από την πρώτη κιόλας στιγμή.

3) Διασφάλιση των online πωλήσεων από το φαινόμενο του overselling
Ουσιαστικά είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για να προβλέψετε και αντιμετωπίσετε το πρόβλημα της λάθος πώλησης προιόντων (overselling) για το οποίο μιλούν τα πρώτα 4 σημεία. Εάν το eshop σας  δεν συνδέεται με το ERP και την αποθήκη σας  η παρακολούθηση των  όποιων αποθεμάτων βρίσκονται στην αποθήκη σας γίνεται από κάποιον υπάλληλο.

Σκεφτείτε ένα προιόν με λίγα αποθέματα που πωλείται τόσο από το φυσικό σας κατάστημα όσο και από το eshop σας. . Πάντα θα εγκυμονεί ο κίνδυνος το stock το e-shop σας  να μην ενημερωθεί εγκαίρως και με την απαιτούμενη συχνότητα με αποτέλεσμα κάποιοι πελάτες του ηλεκτρονικού σας καταστήματος να μπορούν να παραγγείλουν online ένα προιόν ενώ τα αποθέματα του έχουν εξαντληθεί .

Η ενοποίηση του ηλεκτρονικού σας καταστήματος με το ERP ,  σε όποιο βαθμό χρειάζεται  γιατί είναι μια ιδιαίτερα κοστοβόρα υπόθεση , μπορεί να σας γλιτώσει από πολλά μελλοντικά προβλήματα και απώλεια εσόδων.

Προσοχή όμως. Μια πλήρως αυτοματοποιημένη κατάσταση στην οποία δεν θα μεσολαβεί χέρι / μάτι ανθρώπου δεν είναι εφικτό. Όσο και αν το θέλετε , όσο και αν το επιθυμείτε να ξέρετε ότι ακόμη και τα σύγχρονα ΑΙ συστήματα δεν μπορούν να συγκριθούν και με τον πιο αργόστροφο άνθρωπο και σίγουρα δεν έχουν στους αλγορίθμους τους την κρίση που απαιτείται για να διαχειριστούν απρόβλεπτες καταστάσεις. Θα είναι πάντα ένα εργαλείο στα χέρια του webmaster που διαχειρίζεται το eshop σας.

Για την dreamweaver.gr

Άννα Αγγελάκη – Θανάσης Δαβαλάς